assalamualikum wr.wb
selamat siang kawan bertemu lagi dengan saya, baiklah disini saya akan membahas sedikit tentang manejemen proyek.
MANAJEMEN PROYEK
Sejak
jaman dahulu telah dikenal adanya proyek, apakah proyek itu berupa
mendirikan tempat hunian sederhana atau membangun candi-candi raksasa.
Makin maju peradaban manusia, makin banyak macam proyek yang dikerjakan,
bukan hanya proyek fisik seperti proyek pembangunan pabrik dan jalan,
tetapi juga proyek non fisik seperti proyek studi kelayakan, desain,
capacity building dan sebagainya.
Pembangunan
yang dijalankan di negara manapun di dunia ini, termasuk di Indonesia,
dilaksanakan pada mulanya dalam bentuk proyek. Oleh karenanya,
keberhasilan pembangunan akan sangat ditentukan oleh keberhasilan
penyelenggaraan proyek-proyek pembangunan. Pembangunan di Indonesia
sekarang ini masih tertinggal jika dibandingkan dengan negara tetangga.
Keadaan yang demikian, di satu sisi mengakibatkan daya saing kita
sebagai Bangsa di Era kompetisi global yang keras seperti sekarang ini
menjadi rendah, di sisi lain pelayan publik menjadi tidak seperti yang
diharapkan.
Jeda
pembangunan yang telah terjadi setelah krisis ekonomi dan keterbatasan
kemampuan pembiayaan, mengakibatkan tingkat ketertinggalan kita semakin
jauh. Agaknya, konsolidasi dan pembangkitan semangat membangun dengan di
landasi penerapan kaidah good governance dalam mengatur kegiatan
pengelolaan pembangunan menjadi mutlak harus dilaksanakan. Pemanfaatan
segala sumber daya secara akuntabel dan transparan dalam
program/kegiatan pembangunan perlu ditegakkan. Pengerahan potensi Sumber
Daya Manusia secara profesional sesuai dengan kompetensinya tanpa
memberikan batasan gender akan sangat menunjang proses percepatan
pembangunan.
Kecepatan
memetakan kebutuhan pembangunan dan mengidentifikasi potensi keunggulan
yang dimiliki akan menjadi lebih tajam jika didukung dengan penerapan
Desentralisasi Daerah dengan tepat. Kecuali itu, dengan penerapan
desentralisasi yang tepat, harapan akan dukungan terhadap
program/kegiatan pembangunan akan lebih mudah diwujudkan melalui perencanaan
program/kegiatan secara bottom-up. Pembangunan tidak hanya diartikan
bangunan fisik seperti jalan, lapangan terbang dan rumah sakit, akan
tetapi pembangunan dalam arti yang luas mencakup juga pembangunan Sumber
Daya Manusia, institusi dan perangkat lunak. Oleh karenanya, meskipun
lebih banyak referensi yang membahas tentang proyek fisik, pembahasan
proyek dalam Modul ini mencakup keduanya.
apa itu manejemen proyek;
Pengertian Manajemen Proyek
Proyek
adalah sebuah kata yang sering di gunakan untuk sebuah pekerjaan
didalam sebuah program kegiatan, akan tetapi kata ini mempunyai arti
dimana sebuah pekerjaan besar yang berkemungkinan besar tidak akan
terulang kembali pada jangka waktu tertentu dimasa yang akan dating.
Setiap proyek harus memiliki start dan finish yang jelas, sekumpulan
aktivitas yang berurutan diantara dua kejadian itu, berikut adanya suatu
sasaran tertentu.
Suatu proyek adalah suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk
menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik. Sementara diartikan bahwa
setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu. Unik
diartikan bahwa produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari
produk atau jasa sejenis lainnya. Tidak ada dua proyek yang 100% sama.
Manajemen
proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, 'tools and
techniques' pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan
kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek
dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : 'initiating process,
planning process, executing process, controlling process dan closing
process'.
Metode
manajemen proyek memungkinkan kita untuk lebih berfokus pada prioritas,
mengawasi 'performance' mengatasi masalah dan melakukan penyesuaian
terhadap perubahan. Demikian pula metode ini memberikan kepada kita
lebih banyak kontrol dan menyediakan berbagai 'tools and techniques'
yang telah teruji untuk membantu seorang manager proyek dalam memimpin
tim-tim proyek guna mencapai sasarannya sesuai waktu dan anggaran yang
telah ditentukan.
Industri yang menerapkan Manajemen Proyek Berdasarkan
riset di luar negeri maka 'key industry areas' yang terwakili didalam
'the Project Management Professional Association' adalah sebagai berikut
:
- Telekomunikasi 10%
- Management Systems 6%
- Konstruksi 7%
- Information Technology (I.T.) 10%
- Software / Computers 11%
- Lain-lain (berbagai industri, termasuk Banking, Manufacturing, Military Industry, etc.) 56%
Kemajuan
dan perkembangan dalam perindustrian telah mendorong untuk melakukan
beberapa aspek pengelolaan dan manajemen yang dituntut memiliki kinerja,
kecermatan, ekonomis, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan
yang tinggi dalam mengelola harapan.
Manajemen
suatu kegiatan baik investasi kecil maupun besar dalam skala proyek
memerlukan suatu metode yang sudah teruji, sumber daya yang berkualitas
dan penerapan ilmu pengetahuan yang tepat.
Jenis proyek dikelompokkan berdasarkan komponen kegiatan utama dan hasil akhirnya, yaitu :
1. Proyek konstruksi. Hasilnya berupa pembangunan jembatan, gedung, jalan raya, dsb.
2. Proyek Industri Manufaktur. Kegiatannya mulai dari merancang hingga terciptanya suatu produk baru.
3. Proyek
Penelitian dan Pengembangan. Melakukan penelitian dan pengembangan
hingga tercuptanya sebuah produk tertentu dengan tujuan untuk
memperbaiki atau meningkatkan suatu produk, pelayanan atau suatu metode
tertentu.
4. Proyek
Padat modal. Suatu proyek yang memerlukan modal yang besar. Misalnya
pembebasan tanah, pembelian dan pengadaan suatu barang, pembangunan
suatu fasilitas produksi dsb.
5. Proyek Pengembangan Produk Baru. Merupakan gabungan dari proyek penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal.
6. Proyek
Pelayanan Manajemen. Berhubungan dengan fasilitas nonfisik atau jasa
dari perusahaan. Misalnya pengembangan sistem informasi perusahaan,
Peningkatan produktivitas dari karyawan, dsb.
7. Proyek
Infrastruktur. Penyediaan kebutuhan masyarakat luas dalam hal prasarana
transportasi, Waduk, pembangkit listrik, instalasi telekomunikasi dan
penyediaan sumber air minum.
Karakteristik proyek:
- Kegiatannya dibatasi oleh waktu; sifatnya sementara, diketahui kapan mulai dan berakhirnya
- Dibatasi oleh biaya/budget
- Dibatasi oleh kualitas
- Biasanya tidak berulang-ulang
Definisi Manajemen Proyek
Definisi
dari manajemen proyek yaitu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan
ketrampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang
terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan
hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja.
Dalam manajemen proyek, perlunya pengelolaan yang baik dan terarah
karena suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari
suatu proyek bisa tercapai. Yang perlu dikelola dalam area manajemen
proyek yaitu biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja,
sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.
Ada tiga garis besar yang dibahas dalam buku ini untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu :
1. Perencanaan
Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang
matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu
proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar
dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi
yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja.
Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa
nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan
dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem
informasi.).
2. Penjadwalan
Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi
tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya
(biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi dan progres waktu
untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan
proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating
selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar
sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola
penjadwalan proyek, yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan
Linear (diagram Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan.
Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan
evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang
diinginkan.
3. Pengendalian Proyek
Pengendalian
mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu
meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama
berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi
kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus memiliki
kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses
pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang
dilakukan selama proses implementasi.
Ciri-ciri Manajemen Proyek
Mekanisme
proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumber daya
mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut :
Ø Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.
Ø Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.
Ø Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.
Ø Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin yang bekerja.
Ø Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.
Ø Macam-macam Proyek
Ø Proyek Kapital
Proyek
ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah, pembelian
peralatan, pemasangan fasilitas dan konstruksi gedung
Ø Proyek Penelitian dan Pengembangan
Proyek ini bisa penemuan produk baru, temuan alat baru dll. proyek ini dapat muncul dilembaga komersial maupun pemerintah.
Ø Proyek yang berhubungan dengan manajemen service
Proyek ini sering Muncul
dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek ini bisa berupa
perancangan struktur organisasi, pembuatan sistem informasi manajemen,
peningkatan produktifitas perusahaan
Konsep Manajemen Proyek
APA MANFAAT MANAJEMEN PROYEK?
Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proyek-proyek, ‘Mengurangi kemungkinan kegagalan dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan.’
TUJUAN DAN SASARAN MANAJEMEN PROYEK
- Dana yang dikeluarkan harus termanfaatkan se-efektif dan se-efisien mungkin.
- Setiap proyek harus dapat diselesaikan dengan waktu yang tidak boleh terlambat, mutu yang sesuai dan biaya yang semurah mungkin.
- Tingkat kebocoran anggaran harus se-minimal mungkin
MENGAPA PROYEK GAGAL
- Kurangnya ketrampilan dan pengetahuan anggota team.
- Kekurang Pengertian tentang sasaran bersama
- Kurangnya pembinaan team Methodology
- Belum ada prosedur yang standar atau
- Penyusunan project prosedur yang tidak tepat
- Tidak dipakainya project prosedur yang telah disusun dengan susah payah
Funding.
- Perencanaan pendanaan yang tidak sesuai Keterbatasan teknologi.
- Kekurangan penguasaan basis teknologi sebagai sarana melaksanakan proyek.
- Tidak diperhitungkannya keperluan teknologi untuk melaksanakan proyek pada waktu merencanakan proyek.
- Kekurang mampuan dalam mengidentifikasikan sumber-sumber teknologi yang diperlukan untuk menunjang pelaksanaan proyek
- Belum tersedianya teknologi untuk melaksanakan proyek. Permainan Politik
- Pengutamaan kepentingan pribadi dan pemanfaatan proyek untuk pemenuhan hasrat pribadi
AGAR BERHASIL
- Sasaran
harus jelas, metodologi yang tepat dan pelaksana yang professional
anggaran yang pasti tetapi realistis sesuai dana yang tersedia
- target waktu yang pasti tetapi realistis
- team yang terkoordinir dan termotivasikan dengan baik
- komunikasi yang simple tetapi efektif
- pengambilan keputusan yang jelas dan mengarah kedepan
- perencanaan yang flexible sehingga dapat mengakomodasi sesuatu yang tidak diharapkan.
- Kontraktor/ Supplier profesional dan terpercaya.
APA YANG TERJADI BILA MANAJEMEN PROYEK TIDAK DITERAPKAN
- Target waktu/deadline tidak tercapai,
- Pekerjaan harus diulang atau terjadi duplikasi,
- Budget/anggaran yang dilampaui,
- Kemajuan proyek yang tidak jelas,
- Konflik di antara staf selama penugasan diproyek,
- Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek,
- Perubahan lingkup proyek yang terus menerus,
- Staf proyek menerapkan metode pengelolaan proyek sesuai pengalaman dan selera sendiri sendiri dan tidak ada standarisasi.
KESIMPULAN
Dalam
istilah manajemen proyek, suatu proyek adalah pekerjaan yang memiliki
waktu mulai dan waktu akhir. A project is a temporary and one-time
endeavor undertaken. Proyek, merupakan kegiatan yang :
1. Memiliki sasaran yang jelas.
2. Mengkonsumsi sumber daya.
3. Memiliki batas waktu; ada waktu mulai dan waktu selesai.
4. Menghasilkan perubahan.
Program
adalah penjabaran kebijakan SKPD dalam bentuk upaya yang berisi satu
atau lebih kegiatan dengan menggunakan sumber daya yang disediakan untuk
mencapai hasil yang terukur sesuai dengan misi SKPD (Bab I Ketentuan
Umum, Bagian Pertama, Pengertian, Pasal 1 Ayat 41).
Kegiatan
adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau lebih unit
kerja pada SKPD sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada
suatu program dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber
daya baik yang berupa personil (sumber daya manusia), barang modal
termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa
atau kesemua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk
menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa.
Pada
umumnya proyek tersusun dari banyak kegiatan yang memiliki korelasi
yang ketat dan masing-masing memerlukan SDM dengan keahlian khusus.
Perubahan atau keterlambatan suatu kegiatan akan berpengaruh terhadap
kegiatan lain. Semakin banyak kegiatan dan semakin ketat tingkat
dependensi antar kegiatan mengakibatkan perencanaan penyelenggaraan
seperti penyusunan jadwal proyek menjadi kompleks.
Ciri
khas proyek adalah bahwa kegiatan-kegiatannya tidak berulang. Waktu
proyek yang terbatas dan banyaknya macam kegiatan yang ditangani,
mengakibatkan pergantian dari satu kegiatan ke kegiatan lain termasuk
pergantian tenaga pelaksananya berlangsung secara cepat. Meskipun jenis,
ukuran dan kompleksitas proyek sangat bervariasi, akan tetapi
tahapan-tahapan penyelenggaraan proyek mengikuti suatu prosedur umum,
yang dikenal dengan Siklus Proyek. Pada umumnya tahapan proyek mencakup:
identifikasi, formulasi, analisis, implementasi, operasi/utilisasi, dan
evaluasi.
Sumber
1. sumber Badan Sertifikasi IAMPI (Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia)
3. “Manajemen Proyek : Perencanaan, Penjadwalan dan pengendalian Proyek” merupakan karya dari Ir. Abrar Husen, MT.
4. Published Tuesday, September 02, 2008 2:08 PM by Oke Hendradhy Diposkan oleh sandy tia suteja
5. Modul 1 Pengertian Dasar Manajemen Proyek Diklat Teknis Manajemen Proyek (Project Management ).
referensi;
rto21.blogspot.co.id/2011/10/manajemen-proyek.html
sekian yang bisa saya sampaikan, semoga bisa bermanfaat untuk kawan kawan yang membaca nya. trima kasih
wassalamualaikum wr.wb
